優先順位　インバスケット　管理職

仕事の優先順位の付け方～インバスケットから学ぶ～

キャリア・転職

2023.11.03 2021.06.11

皆さんこんにちは^ ^

ぴろしきです。

僕は薬局で管理薬剤師という責任者のポジションに就いているわけですが、管理職は日々様々な業務に追われます。（管理職の方はお分かりいただけますかね？^^;）

通常業務に加えて、売上の増加施作を考えたり、若手の教育だったり、クレーム対応だったり…次々とタスクが襲ってきます。

仕事の優先順位を自分の中で法則化出来ていなかった時は結構パニックになることもあったりしていて(^^;

でも今では、これから述べるようなルールを頭の中に浮かべながら業務に当たる習慣を付けたので、パニックになる事はほとんど無くなりました^^

本日の記事では、仕事における優先順位の付け方について書いていきたいと思います。

仕事の振り分け方が習慣付けば、業務中においてはもちろん、私生活においても自分の時間がより有意義に使えるようになると思います^ ^

管理職の方はもちろん、そうでない方にとっても参考になるかと思いますので、ぜひ最後までご覧ください^ ^

手順1 緊急度と重要度で振り分ける

下の図をご確認ください↓

まず、一つ一つの作業を４つの象限に振り分けます。

緊急度も重要度も高い作業はA

重要度が高い作業はB

緊急度が高い作業はC

緊急度も重要度も低い作業はD

といった具合です^ ^

上図を具体的に見ていきましょう↓

あくまで例ですが、こんな感じになると思います。

まず最優先で手を付けるべき作業はA象限にある作業です(=ﾟωﾟ)ﾉ

すでに問題として表れてしまっているので、さっさと片付けないと取り返しのつかない事になります。

D象限に関しては現実逃避であったり、他人がやるべき仕事であったり、明らかに優先順位が低い事が感じられるかなと思います。（時々現実逃避したくなる気持ちはとってもよく分かりますが、それは置いておいて…笑）

問題はBとCですよね。

「どこから手をつけるか」という観点でいえば、C象限から手をつけるべきだと思います。

なぜなら、いずれも期限が近い作業だからです。

全く手をつけないわけにはいきません。

では、B象限は放置しても良い優先順位の低い作業なのかと言われれば決してそんな事はありません。

皆さん、A象限とB象限をよく比較してみてください。

実はA象限にある作業って、B象限を長期に渡り放置していた結果なんですよ(ﾟoﾟ;;

部下の育成がきちんと出来ていなかったから→顧客からのクレームが発生した。

機材のメンテナンスを怠っていたから→事故が起きた…

という具合です。

恐らく僕を含めて多くの方が、日々A象限とC象限の対応に追われ、B象限を後回しにしてしまっているのが現状ではないでしょうか？？

これだとB象限にあった作業がいずれ溢れ出て、A象限に移り、問題として発生してしまってから対応に当たる…そしてB象限まで手が回らずにまた新たなA象限が発生する…という悪循環に陥ってしまいます。

つまり、A象限とC象限をこなしつつも、意識的にB象限にある作業を少しづつでも手を付けていく事が肝要なんですね。

こうすれば未来のA象限の作業を回避する事が出来、結果的に自由に使える時間が増える事に繋がります。

もっと詳しく知りたい方は、「インバスケット」で検索すると色んなサイトや書籍が出てくると思います。

途中で入れた図も僕の自作なのですが、検索すればもっと上手い人が作った図が出てきますので参考にしてみてください。

自分の時間を最大限有効活用する為にも、この優先順位決定の手順をぜひ習慣付けて見てください^ ^

ちなみに僕はこの本を参考にしています！ストーリー性のある内容になっているので読みやすいと思います^^楽しく学んで効率良く動いて、自分の時間を増やしていきましょう！

ではまた！^ ^