仕事が出来る人は優先順位付けとやらない事の選定が非常に優れていると感じます。
インバスケットという言葉を聞いたことがあるでしょうか？
上級職に求められるスキル・能力を多面的に測定するビジネスシミュレーションツールです。
もう少し具体的に言うと、
インバスケットでは架空の主人公になりきり、顧客からのクレーム対応や部下の育成、機材の故障など職場で起こりうるあらゆる問題を制限時間内に迅速かつ正確に処理していく事が求められます。繰り返しトレーニングする事でリーダーに求められる能力を身につけることが出来ます。
大手企業では社内研修や昇格試験などで取り入れられているので、「聞いたことがある」「受験したことがある」という方もいらっしゃるかもしれません。
ちなみに“インバスケット”とは“未処理箱”を意味し、まだ決済されていない書類や案件を指します。
この記事を読めば以下のメリットが得られます🔦
✅インバスケットのイメージが掴める
✅仕事のスピードが３倍速くなる
✅職場や家庭での居心地が良くなる(笑)
インバスケットの特徴
制限時間が短い
インバスケットの試験では、例えば20もの案件を１時間で処理しなければならないという風にかなり短い時間で解答する事を求められます。制限時間内に全てをしっかり解答する事は不可能です。あえて無理な時間設定をすることで疑似的に実際の職場でトラブルが起きているような焦りが生まれ、解答者の優先順位のクセやタスクを処理する上での考え方などの本質が明らかになります。
汎用性が高い
後述しますが、インバスケットは問題を解決していく上で必要な優先順位付けがキーとなり、この優先順位付けに法則性があります。この法則性は職種を問わないのは勿論のこと、家事などの日常生活にも活かすことが出来るため、インバスケット思考を鍛えておくと「時間が無い…💦」ということが極端に減ります。
正解が無い
インバスケットでは数学や英語のように絶対的な正解がありません。試験でも結果そのものではなく、結果に行きつくまでのプロセスを評価されます。より実務的である為、管理職やリーダーなどの上位職として機能しているか役割を果たせるかなど受験者の課題をあぶり出すことが出来ます。
多面的に能力測定出来る
インバスケットでは全てのビジネスパーソンに求められるであろうスキルを多面的に測定出来ます。
- 問題発見能力
- 問題分析力
- 当事者意識
- 生産性
- 計画組織力
- 想像力
- ヒューマンスキル
- 意思決定力
- 洞察力
- 優先順位決定力
以上、10の能力にフォーカスして育てることが出来ます🌱
それぞれの能力についての詳細はここでは割愛しますが、気になる方は下記リンクの「インバスケット思考」をご覧ください📖
インバスケットの優先順位付けを仕事に活かすには
上の図は優先順位をつけるためのマトリックスです🧑🏫
全てのタスク（やるべき仕事）は上のA～Dの領域に必ず分類されます。
４つの領域を掘り下げてみると以下のようになります👇
- A領域「問題課題の領域」…緊急度も重要度も高い→今すぐにやるべき
- B領域「質の高い領域」…緊急度は低いが重要度は高い→意識的に時間をとって対応すべき
- C領域「見せかけの領域」…緊急度は高いが重要度は低い→質にこだわらないようにする
- D領域「ムダな領域」…緊急でも重要でもない→やらない
どのようなタスクがそれぞれの領域に当てはまるか解説していきます💁♂️
A領域（今すぐにやるべき）
緊急度も重要度も高い今すぐにやるべき領域です🔥
何よりも優先して、即時対応するタスクが入ります。
特にクレーム対応は最優先事項⚡損害が拡大する前に火を消さなければいけません😤
また成果に直結するような営業活動やプレゼン資料作成、納期の迫った仕事などもこの領域に入るでしょう。
A領域はビジネスにおいて何より優先して着手する領域です。
だからこそ、実はA領域は案外、優先順位の選定に迷わないのです。
B領域（意識的に時間をとって対応すべき）
重要だが緊急性は低い領域です。
仕事で成果を出している人は実はこのB領域を重要視している人が多いです💪
なぜなら、ここの種まき活動次第で後に大きな差が生まれることを理解しているからです🌱
具体的には以下のようなタスクが分類されます。
- 学習
- メンバー育成
- 人脈づくり
- 市場分析
- 不調を起こした機材の修理
もしもこれらのタスクを放置していれば後々、
「もっと知識をつけておけばよかった…」
「あの時メンバーを育てておけばこんなクレームは起きなかった…」
「機材をだましだましで使っていたがとうとう動かなくなってしまった…」
という後悔が起こる可能性があります。
つまり、B領域は放置しておくとA領域にシフトしてくるのです。
日常生活で例えると「歯の治療」が当てはまります。
「ちょっと痛い」「たまにしみる」歯（B領域）を時間が無いからと言って放置しておくと、すぐに治療せざるを得ない虫歯（A領域）に悪化してしまうのです。
C領域（質にこだわらないようにする）
緊急性は高いが重要度は低い領域です。
この領域のポイントはすぐに手を付けるが質にこだわらないようにすることです。
業務日報や社内メールの返信など、身内に対する業務がこのC領域に当てはまります。
C領域の仕事の質にこだわり過ぎると他のA領域やB領域の仕事がおろそかになってしまう為、全体の仕事は停滞してしまうでしょう。
言ってしまえば見せかけのタスクであるため、誤解を恐れずに言えば多少間違っていても良いからさっさと終わらせてしまうくらいの感覚で取り掛かると良いかもしれません。
D領域（やらない）
緊急性も重要度も低い領域です。
この領域は、やってもやらなくても業務全体に支障が無い（小さい）タスクが当てはまります。
例えばデスク周りの清掃や名刺の整理などです（キレイ好きの方は気になるでしょうが…🌀）。
D領域のタスクはあえてやらないのもポイントです。
仕事に振れるエネルギーや時間は限られているわけですから、やらない事を選定してやるべきことに注力するのも仕事の質とスピードを上げる為に重要です💨
“外側”から攻める
上記のマトリックス以外にも、タスクの優先順位を付ける方法があります。
それは、“外側”の仕事から攻める事です。
例えば、下記のタスクのうち最も外側にあるのはどれでしょう？
1️⃣顧客からのクレーム対応
2️⃣グループ店舗からの商品分譲依頼
3️⃣部下Aと部下Bのケンカ
正解は……
1️⃣の顧客からのクレーム対応
です。
〝外側〟というのは、ここでは外部の人が関わる仕事という意味です。
基本的には〝外側〟→〝内側〟に向かって仕事を進めていくのが定石です。
上記の問は、おそらく多くの方が正解されたのではないでしょうか？
ですが、実際に1️⃣〜3️⃣のタスクが一度に降ってくると判断を誤る人が増えるはずです。
今は冷静な状況でこの記事を読んでいると思いますが実際の現場だとどうしても焦りが出てくるため仕方ありません。
冷静な状況の時に、判断の軸を体系的に学び明確にしておくべきなのです。
仕事が出来ると居心地が良くなる
仕事が出来るようになると様々な問題が解決し、職場での居心地が良くなります。
同僚や上司から一目置かれるようになる為、パワハラやいじめを受けにくくなります🙆♂️
社交性に自信が無い人でも仕事が出来ると周りからコミュニケーションを取ってくるようになります👥（職場でのコミュニケーションは仕事を介して行われるのが本来の姿であるため、雑談力などが無くても大丈夫です✨これについてはまた今度解説します👍）
また、家庭においても家事や育児その他の雑務の優先順位付けが上手く出来る様になる為、時間を効率的に使えます🕐休息や家族との時間が増えるので家庭での居心地も良くなるでしょう🏠
このように、インバスケット思考を身につけておくと明らかに人生が豊かになります（ちょっと大げさですが笑）。
インバスケット思考は一朝一夕に身につく能力ではないですが、やっておいて損はないので、ぜひこの機会に勉強してみて下さい📖
下記リンクの本はストーリーのようになっているので読みやすくてオススメです👇
よりライトに学びたい方はこちら👇もオススメ☺
